カッコイイ女性の代表格!秘書の仕事内容と適性をチェック

秘書

お仕事内容とメリット・デメリット

これが秘書の仕事内容!

・上司のサポート…上司のスケジュール管理・会議などでの文書作成・秘書による代理出席
・社内の業務…メール&手紙の整理・資料作成・オフィスの掃除や整理整頓
・社外の業務…電話応対・来客応対・お中元&お歳暮の手配・お店の手配

グループの社長や役員など、重役と呼ばれる上司が本業に集中できるように、サポートを行なうのが秘書の役目。仕事内容は非常に幅広く、多岐に渡ります。
上司の要望を汲み取り先回りして行動ができる、「かゆいところに手が届く」役回りを担うのが秘書の仕事です。

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秘書の適性を知ろう

ドラマや映画に登場し、トップの人間を支える「有能な秘書」には、どんなイメージを持ちますか?
気が利く」「頭がきれる」「臨機応変な対応ができる」「空気が読める」などなど…。秘書に向いているのは、まさにそんな人なんです。秘書は上司をサポートする仕事ですから、上司をとりまく多くの事柄に目を向けて瞬時に察知できる「気づき」の力が必要。また、予定が変更になった時や上司の要望があった時には、当初の予定を変更できる柔軟性が求められます。

そして、明るく健康的であることもポイント。上司は膨大な仕事量と責任を負い、人知れずストレスを抱えているもの。そんな時に明るく元気な秘書が側にいてくれたら、安心して仕事に打ち込めるのではないでしょうか。仕事をこなす事とは別に、人としての魅力が発揮される仕事といえます。

秘書になるには?

■秘書デビューしたモモコさんのキャリア

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企業で秘書を目指す場合、入社してすぐに秘書に採用されるケースはかなり稀のようです。というのも、秘書というのは会社の重役と共に仕事をする職なので、会社の歴史や関係者の名前、企業風土などを把握しておく必要があります。ですから、企業の事をまだよく知らない新人さんが秘書に配置されることはほとんどありません。
秘書を目指す場合は、『企業に事務職などで入社して経験を積んだ後、そこから秘書に相応しい人材として選ばれる』のが一般的のようです。
長い道のりに思えますが、秘書として活躍できるためのスキルは手につけておくのがオススメ。「秘書技能検定」や「CBS(国際秘書)検定」を受ける事で客観的に秘書能力を示す事ができ、秘書としての近道になりえます。

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